E-Mail-Signatur: Zu welchen Angaben sind Apotheken und Arztpraxen gesetzlich verpflichtet?

Eine geschäftliche E-Mail ist ein Brief, der dem Empfänger digital übermittelt wird. Der Empfänger der E-Mail muss dem digitalen Dokument dasselbe entnehmen können wie einem Anschreiben mit dem Briefbogen Ihrer Praxis oder Apotheke. Die E-Mail-Signatur gibt z. B. Angaben über Unternehmensform, Anschrift und Kontaktdaten und steht oft abgetrennt unterhalb des eigentlichen E-Mail-Textes. Doch was gehört rechtlich verpflichtend in die E-Mail-Signatur einer Apotheke oder Arztpraxis hinein?

Unsere Gerichte unterscheiden zwischen

• einer externen E-Mail: deren Empfänger sind Patienten, Kunden, Lieferanten, Krankenkassen, Krankenhäuser, Banken etc. (geschäftsmäßige E-Mail)
• und einer internen E-Mail: Als interne Empfänger werden miteinander kommunizierende Personen innerhalb Ihrer Apotheke oder Praxis gesehen. Damit sind keine Angaben zur Rechtsform Ihrer Apotheke oder Praxis gefordert.

E-Mail-Signatur im Geschäftsverkehr

Einem geschäftlichen Anschreiben, gleich in welcher Form, ob als E-Mail, Brief auf Firmenbogen, Telefax oder Postkarte, an externe Empfänger, muss der Empfänger alle Informationen entnehmen können, wie sie in § 19 HGB verlangt werden. Der Empfänger kann darüber im Briefkopf, Brieffuß, im Impressum, durch Stempel oder durch eine Signatur wie sie im Handelsgesetzbuch § 37 a HGB eingefordert wird, informiert werden. Was über Ihre Apotheke oder Ihre Praxis in diesem Impressum oder der Signatur stehen muss, ist von der Rechtsform abhängig, in der Ihre Apotheke oder Ihre Praxis betrieben wird.

Apotheken haben zwei Rechtsformen zur Wahl

1.1 Einzelapotheken: werden im Handelsregister eingetragen mit Namen und dem Zusatz e.K. oder e.Kfm = eingetragener Kaufmann, inzwischen aber auch mit dem Zusatz e.Kfr = eingetragene Kauffrau.

1.2 OHG: Nach § 8 des ApoG (Apothekengesetz) können Apotheker eine Haupt-Apotheke mit bis zu drei Filialen auch in der Rechtsform einer OHG (offene Handelsgesellschaft) betreiben.

Arztpraxen haben vier Rechtsformen zur Wahl

Pflichtangaben geschäftlicher E-Mail-Signaturen

• Name der Arztpraxis/Apotheke und Rechtsform wie im Handelsregister eingetragen bei 1.1 bis 2.4.
• Ort der Niederlassung (ladungsfähige Anschrift der Arztpraxis/Apotheke)
• Registergericht inklusive Registrierungsnummer im Handelsregister
• Namen der Geschäftsführer, der Vorstandsmitglieder und Aufsichtsratsvorsitzenden bei 2.4.

Rechtliche Folgen bei fehlenden oder unvollständigen Angaben

Fehlende oder unvollständige E-Mail-Pflichtangaben können rechtliche Folgen haben. Wer im Impressum seiner E-Mails oder auf den Briefbögen, den Telefaxen, Postkarten etc. nicht oder nicht vollständig über die Apotheke oder Arztpraxis informiert, kann mit Zwangsgeld belegt werden. Das zuständige Registergericht kann ein Zwangsgeld bis zu 5.000 Euro verhängen. Das ist im Handelsgesetzbuch § 14 HGB und § 37 a HGB nachzulesen.

Zusätzlich könnten unvollständige Informationen in Ihrer E-Mail-Signatur über einen Anwalt abgemahnt werden. Durch das „Gesetz zur Stärkung des fairen Wettbewerbs“ vom 9.10.2020 können Sie inzwischen aber nur noch von Mitbewerbern abgemahnt werden. Ein Wettbewerbsverstoß liegt aber nur vor, wenn eine spürbare Beeinträchtigung der übrigen Marktteilnehmer gegeben ist (§ 3a Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb, UWG).

Wichtig für Ihre Apotheke oder Praxis

Sie sollten nicht nur die rechtlichen Bestimmungen beachten. Ihr Marketing ist auch wichtig.
Ihre E-Mail muss den Empfängern dringend als digitales Dokument Ihrer Apotheke bzw. Arztpraxis im „Corporate Design“ präsentiert werden. Die Empfänger erinnern sich dann an Ihre Praxis/Apotheke, ausgelöst durch das einheitliche Unternehmenserscheinungsbild. Telefon- und Faxnummer, E-Mailadresse sowie Webseite sind keine Pflichtangaben, gehören aber zum allgemeinen geschäftlichen Standard dazu.

Eine E-Mail-Signatur kann im Mailprogramm mit einem Mausklick oder auch automatisch in die E-Mail eingefügt werden. Neben den Informationen zu Ihrer Apotheke/Praxis kann zusätzlich der absendende Mitarbeiter der jeweiligen E-Mail aufgeführt werden. Sie sind dann rechtlich unauffällig – ohne zusätzlichen Zeitaufwand.