Datenschutz bei E-Mail-Adressen von Apotheken und Arztpraxen

22. März 2023 | Lesezeit ca. 3 Min.

Die geltenden Datenschutzregeln sollten bei offiziellen E-Mail-Adressen von Arztpraxen und Apotheken im Blick behalten werden. Sonst droht die Gefahr von Abmahnungen. Bei E-Mails handelt es sich um eine elektronische Form der Nachrichtenübermittlung. Den Datenschutz von E-Mailadressen regelt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sowohl die Inhalte der E-Mails müssen geschützt werden als auch die E-Mail-Adressen von Absender und Adressat.

Externe E-Mail-Anbieter: Gmail, Web.de, T-Online

Einige unserer Kunden haben ihre offiziellen Praxis- bzw. Apotheken-E-Mailadressen nicht bei uns auf dem Server liegen, sondern bei E-Mail-Providern wie z. B. Google Mail (Gmail), Web.de, GMX oder T-Online. Die personenbezogenen Daten, die Ihre Kunden bzw. Patienten zum Beispiel im Kontaktformular auf der Internetseite eingeben (Name, Wohnort, Telefonnummer etc.), werden dann an den jeweiligen E-Mail-Anbieter weitergeleitet.

Die Server einiger E-Mail-Provider (z. B. Google/Gmail und Microsoft/Outlook.com) liegen meist in den USA, was in Bezug auf Privatsphäre und Datenschutz problematisch sein kann. Ein dem AV-Vertrag (= Auftragsverarbeitungsvertrag) vergleichbarer Vertrag liegt in der Regel nicht vor. Mit den deutschen E-Mail-Anbietern (Web.de, GMX, T-Online) ist laut DSGVO ein AV-Vertrag des Kunden mit dem Anbieter nötig. Dieser ist aber ebenfalls oft nicht vorhanden.

Was ist ein AV-Vertrag?

Erfolgt das Erheben oder Verarbeiten personenbezogener Daten durch ein „externes Unternehmen“ muss dies gemäß Artikel 28 DSGVO vertraglich geregelt werden. Man muss sich dann um einen AV-Vertrag (= Auftragsverarbeitungsvertrag) kümmern. Dadurch soll die Datensicherheit von Verbrauchern gestärkt werden. Der externe Dienstleister darf dann die Daten nicht zu eigenen Zwecken verwenden.

AV-Vertrag von Staude

Als unser Kunde bzw. unsere Kundin haben Sie in der Regel einen AV-Vertrag mit uns. Falls Sie bisher noch keinen AV-Vertrag bei uns angefordert haben, können Sie dies in unserem Kundenbereich vornehmen. Wir haben wiederum einen Vertrag mit der Hetzner Online GmbH, einem Internetdienstanbieter, bei dem die E-Mail-Konten in Deutschland liegen. Das ist datenschutzkonform.

In Ihrem Kundenvertrag mit uns ist zudem eine Domain mit E-Mail-Konten enthalten. Es ist daher sinnvoll, wenn Sie diese E-Mailadresse auch als offizielle Mailadresse für Ihre Praxis oder Apotheke nutzen würden. Die E-Mailadressen stehen Ihnen vertraglich zu.

Offizielle E-Mailadresse Ihrer Arztpraxis bzw. Apotheke

Nutzen Sie weiter externe E-Mail-Provider, besteht die Gefahr, dass es irgendwann wegen fehlendem AV-Vertrag zu Abmahnungen kommt. Bisher sind uns noch keine Fälle bekannt. Wenn Sie aber weiter Gmail, Web.de, T-Online etc. für Ihre offizielle Praxis- bzw. Apotheken-E-Mail-Adresse nutzen, erfolgt dies auf Ihr eigenes Risiko.

Sicherer wäre es, wenn Sie die Domain und die E-Mail-Adresse aus dem Vertrag mit uns nutzen würden. Das reduziert auch zukünftig die Gefahr von Abmahnungen und eventuell teurer Bußgelder. Kontaktieren Sie uns gern, wenn Sie die E-Mail-Adresse Ihrer Apotheke bzw. Praxis entsprechend anpassen möchten.

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Schöne Ostertage

Liebe Kundinnen und Kunden,

unsere Apotheke bleibt vom XX.04.202X bis zum XX.04.202X geschlossen.

Ab dem XX.04.202X sind wir wieder wie gewohnt für Sie da.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an den Apotheken-Notdienst.

Wir wünschen Ihnen und Ihren Familien schöne Ostertage.

Ihr Team der Apotheke XY

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