Externer Datenschutzbe­auf­trag­ter

Externer Datenschutzbeauftragter

Wir unterstützen Ihre Apotheke oder Praxis als externer Datenschutzbeauftragter (DSB).

Warum ein Datenschutzbeauftragter?

Unternehmen, die in der Regel mindestens zehn Personen ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen oder zu einer Datenschutz-Folgeabschätzung nach Artikel 35 DSGVO verpflichtet sind, müssen einen Datenschutzbeauftragten benennen. Sie können natürlich einen eigenen Mitarbeiter zum Datenschutzbeauftragten ausbilden lassen oder Sie engagieren einen externen Datenschutzbeauftragten.

Interessenkonflikte

Bei der Besetzung des Datenschutzbeauftragten dürfen keine Interessenkonflikte bestehen. Daher kann ein Vorstandsmitglied, ein Geschäftsführer oder der Unternehmensinhaber nicht Datenschutzbeauftragter sein. Diese Personen können im Fall von Konflikten zwischen den Unternehmensinteressen und den datenschutzrechtlichen Vorschriften nicht vermitteln.

Vorteile durch einen externen Datenschutzbeauftragten (DSB):

interner DSB

externer DSB

Kosten

Für die Ausbildung eines Mitarbeiters zum DSB muss die Apotheke/Praxis die Aus- und Fortbildungskosten tragen (im Durchschnitt ca. 2.500,- € bis 3.500,-€). Zusätzlich fallen Kosten für Literatur und Software an. Transparente Kosten, die vertraglich vereinbart werden.

Zeitaufwand

Der interne DSB fehlt während der Ausbildung zum DSB in der Apotheke/Praxis. Zusätzlich muss der Mitarbeiter für die Arbeiten freigestellt werden. Kein Zeitaufwand.

Haftung

Haftung im Rahmen der beschränkten Arbeitnehmerhaftung. Der Inhaber haftet vollumfänglich. Haftung für die korrekte Beratung durch den externen DSB. Weniger Risiko für die Apotheke/Praxis.

Stellung

Ein eigener DSB hat es schwer, bei seinen “Kollegen” die notwendige Akzeptanz zu erlangen. Mitarbeiter reagieren meist gar nicht oder sehr langsam. Ein externer DSB bekleidet eine neutrale Position und hat es meist leichter bei den Mitarbeitern.

Kündigungsschutz

Ein eigener Mitarbeiter als DSB genießt einen besonderen Kündigungsschutz. Der externe DSB kann vertrags- und fristgerecht jederzeit gekündigt werden.

Leistungsübersicht

  • Datenschutzbeauftragter
Ernennung zum externen Datenschutzbeauftragten (DSB)
  • Datenschutzerklärung
Erstellung und Kontrolle der Datenschutzerklärung für Ihre Internetseite
  • Schulung
Sensibilisierung und Schulung Ihrer Mitarbeiter mit einem anschließenden Datenschutzaudit
  • Verpflichtung Mitarbeiter
Verpflichtung der Mitarbeiter bezüglich des Datengeheimnisses.
  • Datenschutz-Folgenabschätzung
In bestimmten Fällen sind Sie verpflichtet, die Folgen der Datenverarbeitung zu bewerten und dies in einer sog. Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO festzuhalten. Eine sog. DSFA ist grundsätzlich immer dann durchzuführen, wenn “eine Form der Verarbeitung, insbesondere bei Verwendung neuer Technologien, aufgrund der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten zur Folge hat”.

Dies ist z. B. bei der Verarbeitung von Gesundheitsdaten, Religion und Sexualität der Fall.

  • AV-Verträge
Wenn das Erheben und Verarbeiten personenbezogener Daten durch ein externes Unternehmen erfolgt, muss dies vertraglich geregelt werden.

Mit wem muss ein AV-Vertrag geschlossen werden?

Anforderung, Prüfung und Kontrolle von AV-Verträgen.

  • Datenverarbeitung
Kontrolle, ob die Abläufe in Ihrer Apotheke/Praxis den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
  • Verarbeitungsverzeichnis
Erstellung und Führung von Verarbeitungsübersichten und Tätigkeitsberichten
  • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Ausarbeitung und Anregung von Maßnahmen, die einen ausreichenden betrieblichen Datenschutz gewährleisten
  • Jährlicher Tätigkeitsbericht
Überwachung der Einhaltung der Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung
  • Auskunftspflicht
Übernahme Auskunftspflicht bspw. gegenüber Betroffenen und Behörden

Wie ist das weitere Vorgehen?

Analyse / Aufnahme der Ist-Situation

Zunächst werden alle datenschutzrelevanten Prozesse in Ihrer Apotheke / Praxis analysiert und bewertet.

Umsetzung

Nach der Analyse des Datenschutzbeauftragten wird ein entsprechendes Datenschutzkonzept erarbeitet und umgesetzt.

Erstellung der erforderlichen Datenschutz-Dokumente

Laufende Betreuung

Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen in allen Fragen rund um das Thema Datenschutz zur Seite.

  • Erstellung des jährlichen Tätigkeitsberichts
  • Überprüfung der Umsetzung der empfohlenen Maßnahmen
  • Beantwortung von Anfragen von Verbrauchern oder Behörden
  • Beratung der Geschäftsführung
  • Laufende Information über Neuigkeiten

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