Website-Tipps, die Ihr Praxisteam entlasten

Kurz erklärt: So kann Ihre Website Ihr Praxisteam entlasten

• Online-Terminbuchungen können Telefonanrufe bei der Terminvergabe reduzieren.
• Digitale Anamnesebögen und Rezeptanfragen vereinfachen wiederkehrende Abläufe.
• Gut aufbereitete Behandlungsinformationen helfen Patienten bei der Vorbereitung auf ihren Termin.
• Antworten auf häufige Fragen können Rückfragen am Telefon und Empfang vermeiden.
• Entscheidend ist, dass digitale Angebote zu den Abläufen der Praxis passen.

Telefonate annehmen, Patienten begrüßen, Termine koordinieren, Rezepte vorbereiten und zwischendurch immer wieder dieselben organisatorischen Fragen beantworten: Am Empfang einer Arzt- oder Zahnarztpraxis laufen viele Aufgaben gleichzeitig zusammen. Gerade zu Stoßzeiten bedeutet das für das Praxisteam eine hohe Belastung.

Eine gut geplante Praxiswebsite kann hier weit mehr leisten als nur über Leistungen, Öffnungszeiten und Kontaktdaten zu informieren. Richtig eingesetzt, wird sie zu einem digitalen Helfer, der wiederkehrende organisatorische Aufgaben vereinfacht, Patienten informiert und damit wertvolle Zeit im Praxisalltag spart.

Wichtig ist allerdings: Nicht möglichst viele digitale Funktionen entlasten das Team, sondern die richtigen. Sie müssen zu den Abläufen der Praxis passen und für Patienten verständlich sein.

Unser Geschäftsführer Sascha Lemm zeigt im Video fünf konkrete Möglichkeiten, wie Ihre Website Ihr Praxisteam unterstützen kann.

1. Online-Terminbuchung: weniger Telefonate bei der Terminvergabe

Viele Patienten möchten einen Termin dann vereinbaren, wenn sie gerade Zeit dafür haben, nicht unbedingt während der telefonischen Sprechzeiten der Praxis. Ein Online-Terminkalender ermöglicht es ihnen, verfügbare Termine selbstständig auszuwählen.

Das kann die Zahl der Anrufe zur Terminvereinbarung deutlich reduzieren. Voraussetzung ist allerdings, dass der Buchungsprozess verständlich aufgebaut ist.

Achten Sie insbesondere auf:

• eindeutige Bezeichnungen der Terminarten,
• kurze Erklärungen zu den jeweiligen Terminarten,
• Hinweise zu benötigten Unterlagen,
• Informationen zur Vorbereitung auf den Termin,
• eine unkomplizierte Möglichkeit zur Terminabsage.

Statt nur „Kontrolle“ oder „Erstvorstellung“ anzugeben, sollte möglichst klar werden, für welche Anliegen die jeweilige Terminart vorgesehen ist. So sinkt das Risiko, dass Patienten einen ungeeigneten Termin buchen und das Praxisteam anschließend korrigieren muss.

Auch eine einfache Online-Terminabsage kann entlasten. Patienten müssen nicht extra anrufen und frei gewordene Termine lassen sich schneller wieder vergeben.

2. Digitaler Anamnesebogen: Informationen vor dem Termin erfassen

Anamnesebögen müssen nicht zwangsläufig erst im Wartezimmer auf Papier ausgefüllt werden. Über eine geeignete digitale Lösung können Patienten ihre Angaben bereits vor dem Termin übermitteln.

Das kann gleich mehrere Vorteile haben:

• weniger Papierarbeit am Empfang,
• kürzere Wartezeiten beim Ausfüllen,
• frühzeitig verfügbare Informationen für das Praxisteam,
• strukturierte Vorbereitung des Termins.

Auch in der Praxis selbst lässt sich ein digitaler Anamnesebogen nutzen. Ein Aufsteller mit QR-Code im Wartebereich kann Patienten direkt zum entsprechenden Formular führen.

Bei medizinischen Angaben ist allerdings besondere Sorgfalt erforderlich. Gesundheitsdaten sind sensibel und sollten nur über eine technisch geeignete und datenschutzkonforme Lösung übertragen und verarbeitet werden. Das Formular sollte außerdem mobil gut bedienbar sein und nur die wirklich benötigten Angaben abfragen.

3. Rezeptanfragen online entgegennehmen

Auch Rezeptwünsche sorgen in vielen Praxen für zahlreiche Telefonate. Über ein strukturiertes Online-Formular können Patienten ihre Rezeptanfrage jederzeit übermitteln. Das Praxisteam kann eingehende Wünsche gesammelt bearbeiten, statt sie während des laufenden Praxisbetriebs telefonisch aufzunehmen.

Wichtig ist die klare Abgrenzung: Über das Formular wird zunächst eine Rezeptanfrage gestellt. Ob das gewünschte Rezept tatsächlich ausgestellt werden kann, prüft die Praxis anschließend anhand der medizinischen Voraussetzungen und der Patientenakte.

Auf der Website sollte außerdem eindeutig erklärt werden:

• Für welche Rezeptanfragen kann das Formular genutzt werden?
• Welche Angaben werden benötigt?
• Wann wird die Anfrage bearbeitet?
• Wie erhält der Patient das Rezept?
• Was ist zu tun, wenn Rückfragen bestehen?

Je klarer der Ablauf beschrieben wird, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Patienten nach ihrer Online-Anfrage zusätzlich telefonisch nachfragen.

4. Behandlungsinformationen: Patienten besser auf den Termin vorbereiten

Gut aufbereitete Informationen zu Untersuchungen und Behandlungen können viele organisatorische Rückfragen bereits im Vorfeld beantworten. Patienten wissen besser, was sie erwartet und können sich gezielt auf ihren Termin vorbereiten.

Sinnvoll sind Informationen zu:

• der Vorbereitung auf die Untersuchung oder Behandlung,
• benötigten Unterlagen oder Befunden,
• dem grundsätzlichen Ablauf des Termins,
• dem voraussichtlichen Zeitbedarf,
• wichtigen Hinweisen für die Zeit danach.

Damit die Informationen schnell erfasst werden können, sollten lange Textblöcke vermieden werden. Kurze Abschnitte, aussagekräftige Zwischenüberschriften und gut sichtbare Hinweise erleichtern die Orientierung, insbesondere auf dem Smartphone.

Wichtig bleibt die Grenze zwischen allgemeiner Information und individueller medizinischer Beratung: Die Website kann organisatorische Fragen beantworten und allgemeine Hinweise zur Vorbereitung geben. Persönliche medizinische Fragen sollten weiterhin mit dem behandelnden Arzt oder dem Praxisteam geklärt werden.

5. Häufige Patientenfragen dort beantworten, wo sie entstehen

Welche Fragen beantwortet Ihr Team jeden Tag?

Zum Beispiel:

• Brauche ich eine Überweisung?
• Wo kann ich parken?
• Ist die Praxis barrierefrei erreichbar?
• Welche Unterlagen muss ich mitbringen?
• Was muss ich vor meinem Termin beachten?

Diese Fragen zeigen Ihnen, welche Informationen auf Ihrer Website fehlen oder nicht schnell genug gefunden werden.

Unser Tipp: Bitten Sie Ihr Praxisteam, über einige Wochen wiederkehrende Fragen aus Telefonaten, E-Mails und Gesprächen am Empfang zu sammeln. Daraus entsteht eine FAQ-Sammlung, die sich an den tatsächlichen Bedürfnissen Ihrer Patienten orientiert.

Noch besser ist es, wichtige Antworten nicht ausschließlich auf einer zentralen FAQ-Seite zu verstecken. Platzieren Sie Informationen möglichst dort, wo sie benötigt werden: Hinweise zur Terminabsage gehören beispielsweise auf die Seite zur Terminbuchung, Informationen zur Vorbereitung auf die jeweilige Behandlungsseite.

Kleine Informationen können eine große Wirkung haben

Nicht jede Entlastung erfordert eine neue digitale Funktion. Manchmal reichen bereits besser sichtbare Informationen. Prüfen Sie Ihre Website einmal konsequent aus Sicht eines Patienten:

• Sind Öffnungszeiten und telefonische Erreichbarkeit sofort zu finden?
• Gibt es aktuelle Hinweise zu Urlaub oder Vertretung?
• Sind Terminbuchung und Kontakt schnell erreichbar?
• Ist die Telefonnummer auf dem Smartphone direkt anklickbar?

Gerade die mobile Darstellung spielt dabei eine große Rolle. Viele Patienten besuchen eine Praxiswebsite über ihr Smartphone. Die wichtigsten Informationen und Funktionen sollten deshalb auch auf kleinen Bildschirmen problemlos nutzbar sein.

Digitale Angebote müssen zu Ihren Praxisabläufen passen

Eine digitale Funktion sorgt nicht automatisch für weniger Arbeit. Wenn beispielsweise Online-Termine angeboten werden, intern aber unklar ist, wer Buchungen kontrolliert, oder Patienten regelmäßig ungeeignete Terminarten wählen, kann sogar zusätzliche Arbeit entstehen.

Vor einer neuen Funktion sollte deshalb geklärt werden:

• Welches konkrete Problem soll sie lösen?
• Wer bearbeitet eingehende Anfragen?
• Wie passt die Funktion in bestehende Abläufe?
• Welche Informationen benötigen Patienten, damit Rückfragen vermieden werden?

Erst wenn Website und Praxisorganisation zusammenspielen, entsteht die gewünschte Entlastung.

Machen Sie Ihre Website zum Teil Ihrer Praxisorganisation

Eine Praxiswebsite ist mehr als eine digitale Visitenkarte. Sie kann zu einem festen Bestandteil der Praxisorganisation werden.

Dabei müssen nicht alle Abläufe auf einmal digitalisiert werden. Sinnvoller ist es, zunächst die Bereiche anzugehen, die besonders viele wiederkehrende Fragen oder Arbeitsschritte verursachen. Schon kleine Verbesserungen können im Praxisalltag spürbar entlasten.

Wenn Sie weitere praktische Ideen rund um Website, Patientenkommunikation und Praxismarketing kennenlernen möchten, melden Sie sich zu unserem kostenlosen Webinar „Tipps & Tricks im Praxis-Marketing“ an.

Häufige Fragen zur Entlastung des Praxisteams durch die Website