Microsoft 365 Server versus IMAP-Konto
Was passt besser für Ihre Praxis oder Apotheke?
Viele unserer Kundinnen und Kunden kennen das Szenario: Ein EDV-Dienstleister empfiehlt den Umstieg auf einen Microsoft 365 Server. Die Argumentation klingt oft überzeugend: zentrale Verwaltung, zahlreiche Zusatzfunktionen wie Kalender, Aufgabenplanung und gemeinsame Dokumentenbearbeitung. In der Realität zeigt sich jedoch ein ganz anderes Bild: Die wenigsten Praxen und Apotheken nutzen diese Möglichkeiten wirklich.
Aus unserer Erfahrung bei Staude gilt: Nur rund 5 bis 10 Prozent unserer Kunden greifen tatsächlich auf die erweiterten Funktionen von Microsoft 365 zurück. Über 90 Prozent nutzen die Lösung fast ausschließlich für E-Mails. Genau an diesem Punkt lohnt es sich, kritisch nachzufragen – denn für den reinen E-Mail-Einsatz braucht es keinen kostenpflichtigen Microsoft 365 Server.
Wofür Microsoft 365 eigentlich gedacht ist
Microsoft 365 ist mehr als nur eine E-Mail-Lösung. Es ist ein komplettes Produktivitätspaket mit:
- Outlook-Kalendern, die sich im Team teilen lassen,
- Aufgaben-Tools, mit denen Arbeitsabläufe koordiniert werden können,
- OneDrive und SharePoint, um Dokumente in der Cloud zu speichern und gemeinsam zu bearbeiten,
- Microsoft Teams für Videokonferenzen und Chatfunktionen.
In großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden kann das enorme Vorteile bringen. In Arzt- und Zahnarztpraxen sowie Apotheken mit kleineren Teams sieht die Realität jedoch meist anders aus: Kalender werden lokal geführt, Aufgaben hängen am Praxismanagementsystem, und Dokumente liegen in der internen Praxissoftware oder in der klassischen Ablage.
Die Folge: Der Funktionsumfang von Microsoft 365 bleibt in vielen Fällen ungenutzt, die laufenden Kosten aber bestehen.
Warum ein IMAP-Konto oft völlig ausreicht
Wenn es Ihnen – wie den meisten unserer Kundinnen und Kunden – in erster Linie um den reibungslosen E-Mail-Verkehr geht, bietet ein IMAP-Konto alle Funktionen, die Sie brauchen.
- Synchronisation auf allen Geräten: Egal ob PC in der Praxis, Smartphone unterwegs oder Tablet zu Hause – alle E-Mails sind stets auf dem aktuellen Stand.
- Einfache Handhabung: Sie nutzen weiterhin Ihr gewohntes E-Mail-Programm, etwa Outlook oder Apple Mail.
- Keine Zusatzkosten: Bei Staude ist ein IMAP-Konto bereits im Paket enthalten – es entstehen keine zusätzlichen Gebühren.
- Bewährte Technik: IMAP ist seit vielen Jahren Standard, zuverlässig und sicher.
- Jeder kann kostenlos in seinem Google-Konto einen Kalender anlegen.
- Kalender lassen sich mit Mitarbeitern und Kollegen teilen – mit individuellen Berechtigungen (nur ansehen oder auch bearbeiten).
- Die Kalender sind geräteübergreifend synchronisiert und können auf PC, Smartphone oder Tablet genutzt werden.
- Mehrere Kalender lassen sich nebeneinander führen, zum Beispiel für verschiedene Abteilungen oder Mitarbeitende.
- Sicherheit: Ein häufig genannter Grund für Microsoft 365 ist die Datensicherheit. Doch auch IMAP-Konten und Google Kalender arbeiten verschlüsselt und erfüllen gängige Sicherheitsstandards.
- Professionalität: Manche glauben, nur mit Microsoft 365 sei eine „seriöse“ E-Mail-Adresse möglich. Das stimmt nicht. Ihre Praxis- oder Apotheken-Domain lässt sich problemlos mit IMAP nutzen.
- Zukunftssicherheit: IT-Dienstleister argumentieren oft, dass Microsoft 365 die modernere Lösung sei. Für viele unserer Kunden ist aber entscheidend, dass das System stabil läuft und die Kosten im Rahmen bleiben. Hier bietet IMAP den klaren Vorteil.
Gerade weil die meisten Kunden nur E-Mails nutzen möchten, ist IMAP die naheliegende und wirtschaftlichste Lösung.
Aber was ist mit dem „gemeinsamen Kalender“?
Ein Argument für Microsoft 365 ist häufig der Outlook-Kalender, der sich im Team teilen lässt. Viele Praxisinhaber und Apothekenleiter möchten einen Kalender, auf den auch Mitarbeiter zugreifen können – zum Beispiel für Urlaubsplanung, Schichtdienste oder interne Termine.
Hier gibt es jedoch eine kostenlose und einfache Alternative: den Google Kalender.
Die meisten wissen nicht, dass man einen Google Kalender ganz einfach freigeben kann – und damit exakt das Problem löst, für das oft ein Microsoft 365 Server empfohlen wird.
Übrigens bietet ein Google-Konto auch eine kostenfreie Lösung für die Dokumentenablage und -bearbeitung: Mit Google Docs, Google Sheets und Google Slides können Sie Dokumente in der Cloud speichern und in Echtzeit mit Kollegen bearbeiten.
So können Sie mit zwei kostenlosen Bausteinen – IMAP für Ihre E-Mails und Google-Konto: Kalender für die gemeinsame Terminplanung und Google Drive– alle zentralen Anforderungen einer Praxis oder Apotheke abdecken, ohne zusätzliche monatliche Lizenzkosten.
Ein Vergleich: Microsoft 365 Server vs. IMAP + Google-Konto
Dieser Vergleich macht deutlich: Wenn Sie hauptsächlich E-Mails und einen gemeinsamen Kalender benötigen, brauchen Sie keinen Microsoft 365 Server.
Typische Missverständnisse bei der Entscheidung
Viele Praxis- und Apothekeninhaber berichten uns, dass ihnen von IT-Dienstleistern der Eindruck vermittelt wurde, ein Microsoft 365 Server sei heutzutage unverzichtbar. Dabei übersehen viele, dass die Bedürfnisse im Gesundheitswesen andere sind als in Konzernen.
Unser Rat: Prüfen Sie, was Sie wirklich brauchen
Wenn Sie überlegen, ob sich ein Microsoft 365 Server für Ihre Praxis oder Apotheke lohnt, stellen Sie sich drei einfache Fragen:
1. Nutzen Sie wirklich regelmäßig Kalender- und Aufgabenfunktionen im Team?
2. Arbeiten Sie gemeinsam an Dokumenten in der Cloud?
3. Sind Sie bereit, monatliche Zusatzkosten pro Nutzer in Kauf zu nehmen?
Wenn Sie diese Fragen mit „Ja“ beantworten, kann Microsoft 365 sinnvoll sein. Wenn nicht, sind Sie mit IMAP und einem kostenlosen Google Kalender bestens ausgestattet.
Weiterführender Tipp: POP3 oder IMAP?
Falls Sie noch nicht genau wissen, wie sich ein IMAP-Konto von älteren Techniken unterscheidet, empfehlen wir Ihnen unseren Blogartikel „Alle E-Mails synchron auf Ihren Geräten“. Dort erklären wir ausführlich den Unterschied zwischen POP3 und IMAP und warum IMAP heute die bessere Wahl ist.
Fazit
Für die meisten Ärzte, Zahnärzte und Apotheker ist ein Microsoft 365 Server schlicht überdimensioniert. Wer nur E-Mails und einen funktionierenden Teamkalender braucht, kann mit IMAP und Google-Konto alle wichtigen Anforderungen erfüllen – ohne zusätzliche Kosten.
Bei Staude ist dieses IMAP-Konto bereits enthalten. Und für den Kalender und die Dokumentenverwaltung empfehlen wir die kostenlose Google-Lösung, die Sie ganz einfach mit Ihrem Team teilen können.
Unser Tipp: Lassen Sie sich nicht von kostspieligen IT-Lösungen überzeugen, die Sie gar nicht benötigen. Prüfen Sie Ihre tatsächlichen Anforderungen – und nutzen Sie die Lösungen, die wirklich zu Ihrer Praxis oder Apotheke passen.