Abmahnungen von Websites: Copytrack | Rights Defend

In den letzten Jahren erreichen uns bei der Staude GmbH immer wieder besorgte Anfragen unserer Kundinnen und Kunden, die ein Schreiben der Copytrack GmbH oder Rights Defend mit unter neuem Namen auch RD Legal GmbH per E-Mail erhalten haben.

Der Tenor ist fast immer derselbe: „Wir haben eine Berechtigungsanfrage bekommen. Droht uns jetzt eine Abmahnung?“

Wenn man so ein Schreiben zum ersten Mal liest, kann das durchaus beunruhigend wirken. Fristen, Geldbeträge, der Hinweis auf mögliche Rechtsverletzungen – das klingt nach Ärger. In diesem Beitrag möchten wir erklären, was hinter diesen Schreiben steckt, wie wir damit umgehen und warum Sie in der Regel ruhig bleiben können. Unser Geschäftsführer Sascha Lemm hat zu diesem Thema auch ein Video für Sie erstellt:

Was ist Copytrack?

Copytrack, seit 2025 umfirmiert und im Handelsregister als „RD Legal GmbH“ eingetragen, beschreibt sich auf seiner Website als Dienstleister für die Durchsetzung von Bildrechten im Internet. Das Unternehmen bietet Urhebern an, Bilder im Netz aufzuspüren, wenn diese angeblich ohne Lizenz genutzt werden.

Wird anscheinend automatisiert ein Treffer gefunden, versendet Copytrack sogenannte „Berechtigungsanfragen“. So heißt es in einem uns vorliegenden Anschreiben, dass ein Bild auf der Internetseite „möglicherweise“ ohne Erlaubnis verwendet werde. Im Auftrag des Rechteinhabers (hier wird „YayImages“ genannt) müsse geklärt werden, ob der Empfänger über eine gültige Lizenz zur Verwendung dieser Bilder verfügt. Man solle einen Kaufnachweis sowie weitere Lizenzinformationen beifügen. Dabei wird eine relativ kurze Frist gesetzt.

Den Empfängern werden dann üblicherweise gleichzeitig zwei Optionen vorgeschlagen:

1. Nachträglicher Erwerb einer Lizenz zu einem dreistelligen Betrag.

2. Zahlung eines pauschalen dreistelligen Schadensersatzes.

Wichtig: Es handelt sich dabei nicht automatisch um eine klassische anwaltliche Abmahnung, sondern um eine vorgerichtliche Anfrage.

Warum erhalten auch professionell betreute Websites solche Schreiben?

Websites von Praxen und Apotheken enthalten naturgemäß viele Bildmotive:

• Teamfotos,
• Praxisräume,
• Symbolbilder zu medizinischen Leistungen,
• Stockbilder mit Patientenmotiven.

Genau solche Motive werden von Bildsuchmaschinen besonders häufig erfasst.

Unsere Kundinnen und Kunden erhalten gelegentlich entsprechende Anschreiben, obwohl eine gültige Lizenz vorliegt. Offenbar erfolgt der Versand in einem stark automatisierten Vorgehen: Treffer werden technisch ermittelt und Schreiben standardisiert versendet.

Es gibt dokumentierte Fälle im Internet , in denen sogar Urheber selbst eine Berechtigungsanfrage für ihr eigenes Bild erhalten haben. Wer sich juristisch näher mit diesem Thema beschäftigen möchte, findet auch auf weiteren Kanzlei-Seiten mehr über die umstrittene Vorgehensweise von Copytrack.

Berechtigungsanfrage oder echte Abmahnung?

Hier liegt ein entscheidender Unterschied.

Eine anwaltliche Abmahnung enthält in der Regel:

• eine klare Rechtsbehauptung,
• eine konkrete Forderung,
• eine Unterlassungserklärung,
• eine nachvollziehbare rechtliche Begründung.

Die sogenannten Berechtigungsanfragen von Copytrack sind häufig anders formuliert. Sie sprechen lediglich von einer „möglichen“ Rechtsverletzung und fordern zunächst nur eine Stellungnahme oder den Nachweis einer Lizenz.

Das hat rechtliche Gründe. Denn eine unberechtigte Abmahnung kann Kostenfolgen für den Abmahner haben. Eine „Berechtigungsanfrage“ dagegen ist juristisch deutlich unverbindlicher formuliert.

Wie wir als Agentur damit umgehen

Für unsere Kundinnen und Kunden gilt: Sie müssen sich in der Regel um nichts kümmern. Bitte nicht selbst reagieren, sondern uns informieren.

Die Arzt-, Zahnarzt- und Apothekenwebsites der Staude GmbH werden mit:

• korrekt lizenzierten Stockbildern,
• individuell erstellten Fotos,
• oder ausdrücklich freigegebenem Bildmaterial

umgesetzt.

Falls Sie als Arzt, Zahnarzt oder Apotheker ein Schreiben von Copytrack erhalten:

1. Bleiben Sie ruhig.
2. Leiten Sie uns das Schreiben weiter.
3. Antworten Sie nicht eigenständig.
4. Zahlen Sie nichts vorschnell.

In vielen Fällen lässt sich der Sachverhalt schnell klären.

Wenn uns ein solches Schreiben weitergeleitet wird, prüfen wir umgehend:

• Woher stammt das Bild?
• Liegt eine gültige Lizenz vor?
• Wurde das Bild von uns bereitgestellt?
• Handelt es sich um eigenes Bildmaterial?

In nahezu allen Fällen können wir die Lizenz unmittelbar im Copytrack-Portal hochladen. Anschließend wird der Fall in der Regel geschlossen, und es kommt eine Bestätigungsmail von Copytrack.

Für Sie bedeutet das: Kein zusätzlicher Aufwand, kein juristischer Stress.

Was passiert, wenn wirklich keine Lizenz vorliegt?

Ganz klar: Die Nutzung fremder Bilder ohne Lizenz ist rechtlich problematisch.

Deshalb achten wir bei der Staude GmbH seit über 25 Jahren konsequent auf:

• dokumentierte Bildquellen,
• saubere Lizenznachweise,
• rechtssichere Bilddatenbanken,
• strukturierte Archivierung aller Nutzungsrechte.

Sollte tatsächlich einmal eine Lizenz fehlen, würden wir den Sachverhalt individuell prüfen und das weitere Vorgehen transparent mit Ihnen abstimmen. Beim Eintreffen einer juristisch relevanten Abmahnung empfehlen wir die Einbindung eines spezialisierten Medienrechtsanwalts.

Hinweis:
Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar, sondern schildert unsere praktischen Erfahrungen aus der Betreuung von Websites.

Fazit: Kein Grund zur Panik – aber professionell handeln

Die Schreiben der Copytrack GmbH bzw. RD Legal GmbH wirken auf den ersten Blick einschüchternd. Nach unserer Erfahrung und auf Basis der öffentlich zugänglichen juristischen Einschätzungen handelt es sich häufig um standardisierte Berechtigungsanfragen, die automatisiert versendet werden.

Für professionell betreute Websites mit sauber dokumentierten Lizenzen besteht in aller Regel kein Handlungsbedarf, außer einer strukturierten Klärung.

Wenn Sie Fragen zu Bildrechten oder zu einem erhaltenen Schreiben haben, sprechen Sie uns jederzeit an. Wir kümmern uns darum, damit Sie sich weiterhin um Ihre Patientinnen und Patienten kümmern können.